Genel kurulun hemen sonrasında yapılması gerekenler nelerdir?

Pzt, 21/06/2010 - 15:19
  • Arttır
  • Eksilt
  • Normal

Genel kurul sonrası ilk yapılması gereken, yeni seçilen yönetim kurulunun toplanarak, görev bölümünü gerçekleştirmesi ve diğer bir kısım ilk kararları alarak, bunları karar defterine karar biçiminde yazmasıdır. Görev bölümü kapsamında şube başkanı, şube sekreteri ve şube Saymanı belirlenir. Yine bu kararda yeni belirlenen sayman adına “yetki belgesi” düzenlenmesi; ayrıca başkan ve saymana ortak imza ile şube adına banka hesabı açma, para çekme vb. yetkiler verilmesi gerekir.

Ardından genel kurul sonuçları, 30 gün içinde mülki makama bildirilmelidir. Bu sürenin hesabında, genel kurulun yapıldığı gün esas alınır. Genel kurul sonrası mülki makama yapılacak bu bildirimin adı “Genel Kurul Sonuç Bildirimi”dir.

Bildirim öncelikle internet aracılığıyla “e-dernek” sistemi üzerinden yapılır, ayrıca e-dernek üzerinden yapılan bu bildirimin bir çıktısı alınarak (genel kurul sonuç bildirimi çizelgesinin çıktısı), ekinde imzalı “Genel Kurul Tutanağı” olduğu halde, ayrıca elden de il dernekler müdürlüğüne; eğer şube il merkezinde değil de ilçede bulunuyorsa, ilçe dernekler büro şefliğine götürülür. Elden götürülen bu evraka şube tarafından giden evrak kayıt numarası verilmesi ve giden evrak defterine işlenerek, bir nüshasının giden evrak klasöründe saklanması zorunludur. Ayrıca evrak dernekler birimine teslim edildiğinde de ayrıca oradan evrak kayıt numarası alınır.

Dikkat edilmesi gereken husus, internet aracılığıyla “e-dernek” sistemi üzerinden yapılmayan, yalnızca elden yapılan; ya da aksi şekilde yalnızca “e-dernek” sistemi üzerinden yapılan  ancak ayrıca elden yapılamayan bildirimlerin geçersiz sayılacağıdır. Her iki usulde de bildirim yapılmalıdır. Elden yapılan bildirimde, genel kurul sonuçlarının yazıldığı çizelge ve ekinde genel kurul sonuç tutanağı dışında başkaca evrak (genel kurulda imzaya açılan hazurun listesi, genel kurulda oylanan önergeler vb.) verilmez. Genel kurul sonuç bildirimi elden tek nüsha verilir, ancak eğer şube il merkezinde değil de ilçede bulunuyorsa ve bu nedenle ilçe dernekler büro şefliğine bildirim yapılıyorsa iki nüsha verilir.

Genel kurul sonuç bildirimi, süresinde ve belirtilen usulde yapılmaz ise, şube yönetim kurulu hakkında 500 YTL para cezası uygulanır.

Ayrıca genel kurul sonuç bildirimi, tüzüğümüz gereği yine 30 gün içinde taahhütlü posta yolu Genel Merkeze bildirilmeli; Genel Merkeze yapılacak bu bildirimde, çizelge dışında, divan tarafından tutulmuş genel kurul tutanağı ve çalışma raporu sureti ile, görev bölümünün yapıldığı ilk yönetim kurulu toplantısının karar defteri sureti mutlaka yeralmalıdır. Örgütsel işleyişimizi etkin kılmak açısından bu bildirimde, yeni seçilen yönetim kurulu, denetleme kurulu üyelerimiz ile delegelerin (yedekler dahil) açık kimlik bilgilerinin, açık iş ve ev adresleri ile ev, iş ve varsa cep telefonlarının yeraldığı bir listenin eklenmesini de dileriz.

Genel kurul sonrası şube tarafından o genel kurula ait (Örneğin; “Mamak Halkevi 3 üncü Olağan Genel Kurul Dosyası” adlı) bir klasör açılmalı, o genel kurul ile ilgili her türlü evrak (genel kurul sonuç bildiriminin bir sureti, genel kurul tutanağı, genel kurulda sunulan çalışma raporu, denetleme kurulu raporu, mali rapor ve tahmini bütçe, genel kurula sunulan önergeler, hazurun listeleri, oy sayım döküm komisyonu tutanağı, oy pusulaları ve zarfları) bu klasör içinde dosyalanarak saklanmalıdır. Mülki makamlar tarafından yapılan denetlemelerde bu evrak mutlaka istenmekte ve incelenmektedir, ibraz edilemediği durumda cezai işlem uygulanmaktadır.